Arhivarea documentelor electronice clasificate se realizează pe sisteme informatice și de comunicații securizate și acreditate corespunzător nivelului de clasificare a informațiilor conținute, arată Legea care completează cadrul legislativ al Arhivelor Naționale, promulgată, marți, de președintele Klaus Iohannis.
Potrivit completărilor, document electronic înseamnă "orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală".
Creatorii și deținătorii au următoarele obligații referitoare la documentele electronice: să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrității, autenticității și posibilității de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât și în depozitul de arhivă; să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naționale, care să respecte procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice; să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modificarea datelor de o manieră controlată, identificabilă și databilă; să implementeze soluții tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale.
Procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice se stabilesc prin ordin al ministrului Afacerilor Interne, la propunerea Arhivelor Naționale.
Formatele agreate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent se aprobă prin dispoziția directorului Arhivelor Naționale care se publică pe pagina de internet a instituției. Obligația conversiei datelor în formatele agreate revine creatorilor și deținătorilor.
Dispozițiile legii nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu și/sau pentru unitățile, instituțiile și structurile aflate în subordinea sau în coordonarea acestora.
